“合规”是如何重塑药企会议市场生态的?
量少了,人少了,预算少了;药企会议和“高大上”再也没关系了,药企不会再采购景区酒店、度假酒店、高档酒店,甚至客房都要求要双床房。药企会议市场,这回真的是变天了。 
2014-12-4 11:36:20
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贾子入

本文转载自环球旅讯

医药企业会议占会议市场总量半数以上份额,大型会议三分之一以上份额,多年以来一直是会议市场最受欢迎的财神爷。2013年突如其来的GSK事件曾一时间让会议行业人人自危,医药企业会议采购也在合规部门、财务部门的要求下突然收紧。 GSK事件是药企会议市场转变倒下的第一颗多米诺骨牌,从此,不可逆转的市场洗牌开始了。

按“人头”计费成主流


合规的要求,实际上使旅行社、会议公司(以下统称旅行社)利润受到了直接冲击——旅行社的“大发票”不好使了,所有第三方供应商如酒店、车队、餐饮等发票都要提供给甲方,分项成本变得透明化。旅行社高利润的美好时代,从此一去不返。


起初,药企按照项目总金额的8%付给旅行社服务费,但这种模式受到了来自药企内部审计的压力,因为当旅行社收入和项目总额挂钩的时候,便没有动力为甲方节省成本——帮你花得多,我就赚得多嘛。


逐渐地,一种新的计费模式——按服务人员数量(俗称“人头”)计费,代替按项目总额计费成为了主流。在这种模式下,服务费按照会议实际使用的供应商服务人员(包括地接社人员)数量计算。这样,旅行社的服务费多少就只和会议规模相关,旅行社的利益与甲方的利益取得了一个平衡点。据悉,诺华、辉瑞、阿斯利康、诺和诺德等药企已经陆续实现或者正在准备实施这一计费模式。

酒店直付大势所趋


由于合规风险点多由于旅行社代付费用产生,为从根本上尽可能规避,有些药企开始尝试绕过旅行社,直接给酒店等第三方供应商结算费用。比如诺和诺德针对其POA、周期会议等大型会议,均采用直付第三方的方式。“直付甚至直谈酒店等第三方,不仅清晰了花费的真实性,更进一步降低了成本。” 诺和诺德(中国)制药有限公司(以下简称“诺和诺德”)高级采购经理廖晨阳说道,“我们自两年前开始对第三方进行每年两次的抽查,但为进一步保证所有会议行程合规,我们针对酒店自2013年年初开始实施直付。除旅行社自身资源,车公司等其它第三方我们也尽可能以直付的方式进行结算。”

 

直付本身更利于合规,且占用旅行社现金流更少,这些优势使得直付成为药企采购的一个趋势。“目前直付的方式还限于国内会议,由于外汇管制,国际间直付还没有实现,这一点还有待寻求更好的解决办法。”廖晨阳补充。


所有变革都会带来阵痛。对于供应商来讲,企业支付第三方可能会为会议执行阶段管理第三方带来挑战,对旅行社与金额挂钩的业务考核方式、人际关系等等也带来不同程度的影响。为解决这些问题,诺和诺德在照付供应商服务费的基础上,与旅行社领导层协调更改了业务部门考核方式,与第三方签订协议确保了旅行社执行阶段的管理权。


酒店直付还带来了一个关键矛盾:过去会议地接社大多不向旅行社收取费用,他们的收入来自酒店的返点。如今地接社的这条财路被甲方直付切断了,自然要跟旅行社要;旅行社自然也不肯吃哑巴亏用自己利润去补贴地接社,所以要求甲方以“地接社服务费”等形式补偿地接社失去的收入来源。但这个要求,在甲方这边实现起来就难了,虽然据说上海有几家药企为此提高了旅行社服务费补贴地接社,但在大部分药企内部,这样的要求在财务部门的质疑下都是行不通的。怎么办?上文所述“按服务人员数量计费”的方式,将地接社服务人员也计入费用,正好解决了这个矛盾。可以说,“按人头计费”和“直付”两招形成了一套组合拳,在合规的新环境下为药企、旅行社、地接社、酒店等利益相关方打出了一条出路。

超一分钱即需申报

 

除直付以外,“超PO(Purchase Order)控制”也是保证会议合规的又一利器。超PO控制旨在做好更细致的前端控制,避免事中、事后才发现问题。“很多会议在申报和具体实施时会有特别大的变化,不仅仅在预算上,有些甚至直接更改行程,这些都是合规会议绝对不允许的。诺和诺德自三年前开始实施超PO控制,其中甚至细致规划到行程该配置班车还是专车,每一辆专车的路线是否必要,价格是否合理;审查出差中的分房名单,住房天数等,如果非必要或不合理,则会提醒供应商取消或调整,以避免之后零散用车、零散就餐、增加住房等带来的额外费用。”廖晨阳解释,“我们的系统是‘超一分’就需要申报,因此,行程所有更改和变化都要提前通知采购部门,也就在事前最大限度地保证了会议的合规。”在超PO控制实施前,诺和诺德约30%的会议有或多或少超预算的现象出现,但经过控制,2013年全年只有一单出现超预算,可以说效果十分显著。

供应商管理:更严格的新政


现在药企采购部门对于供应商的新版评估系统,实质上是在添加了更详细合规要求的一套新要求和新规定。对于新的会议供应商,如今要进入药企的供应商名单将面临更加严格的合规审核,也就是说,以往对供应商的“宽进严出”审核原则转为“严进严出”。“合规”帮助优质供应商剔除了许多竞争对手,但若想成为医药企业稳定的长期供应商,也需要花费比过去更多的精力。

 

对于供应商评估,资深跨国药企采购王洪森认为,像过去那样只粗略地每年做几次简单评估是远远不够的,而若以每个会议为单位进行评估,其结果就要清晰得多。并且,针对不同的会议要用不同的标准,分别侧重不同的考核重点。王洪森解释:“区别对待的原因显而易见,上千万的项目和万元项目的审核标准自然不同,但也要注意大型的会议实际上更易合规,反而是相对较小的会议需要提高警惕,谨慎审核其合规性。”


王洪森对单个会议的评估是依靠短信平台实现的。会后,药企采购将编辑好的问题以短信形式发送给所有参会人,参会人回复的答案通过加权平均运算,最终评出会议质量的分值。一般来讲,一个中型供应商每年可举办百余个会议,全年累计的评分结果即可直观反映出供应商水准。再以评分为标准划分A、B、C供应商等级,长期表现不佳的供应商将被清出供应商名单。对于新的供应商,要想成为药企会议供应商名单上的稳定一员并非易事。从开始进入时的C级供应商走到A级供应商行列,需要供应商做出持续的努力。


据廖晨阳介绍,诺和诺德目前选择供应商的程序分为以下两个阶段:


海选阶段,即公司内部任何人都可以推荐供应商。所推荐供应商只需满足一些基本条件例如:必须是直营店,而不可以是门市店、分包店,经营时间超过2到3年等即可进入下一轮评选。


RFI阶段,即信息请求阶段,进入这一阶段的供应商需要提供更详细的自身信息,同时将得到不同的实际案例,针对案例提出解决方案。这一阶段中,采购部门对供应商的审核点包括:报价;针对活动推荐匹配的酒店、场地;如何搭配、协调资源,例如需要多少人员,每个人负责的内容等。


审核合格签订为供应商后,凡是百人以上的大会,或是发现明显瑕疵的会议,诺和诺德会在之后召开“会后会”,由采购部门做协调,与业务部门和供应商三方沟通,公正透明地提出会议存在的问题,以敦促改进。“当然,如果出现供应商处理特别好的事件,我们也会在所有供应商中点名表扬,让大家学习借鉴。”廖晨阳分享。


此外,供应商前后报价的一致性、发票准备的准确性等等也在诺和诺德的考核中占据一定分数。供应商在考核中如果低于2分,将被直接清出供应商名单;2-3分则再有一次机会改进;3-4分的供应商需要具体评估;4分以上的供应商将得到直接续约,并获得缩短15天账期的奖励。


目前,合规的控制难点在于各区域的小会,做到事先对小会的全面控制难度较大,虽然事后通过审计可以发现存在的问题,但事后才发现问题终究存在隐患。对此,廖晨阳希望在公司的9个大区内,尽量逐渐减少小型供应商数量,以便于管理和实现合规化。但实现这一步还需要时间,目前来讲,“抽查”是可行的方法之一。诺和诺德的法律部门会不定期委托出差的同事到目的地周边的会议现场,抽查会议人数、讲课人、会议内容等现场实际情况,以核查会议的真实度和合规程度。

2015年变化与新趋势


一.海外会议减少;


二.形式上越来越多的分会取代大会,“大会变小会”更易于管理,同时更节约成本,也避免了大会造成的资源争抢;


三.会议邀请人员越来越精华,很多医药公司列出重点客户名单,因此人数减少,“靶向”性增强;


四.近途会议增多(多在中心城市或周边),药企决心杜绝“为开会而开会”的现象;


五.“会奖”中的奖励旅游成分降到零。


总结来说就是:量少了,人少了,预算少了;药企会议和“高大上”再也没关系了,药企不会再采购景区酒店、度假酒店、高档酒店,甚至客房都要求要双床房。药企会议市场,这回真的是变天了。

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