【邢走职场】高效沟通是优秀生产力
沟通是个需要花费大量时间成本的力气活儿加艺术活儿。 
2014-6-26 14:39:59
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编者按
“邢走职场”管理专栏第十八篇,邢博谈的是沟通达人的职场艺术,既需要有好的沟通心态,也需要有靠谱的沟通技巧。

沟通是个老生常谈的话题,却也是个具有持续生命力的话题。我们生活的时代,沟通成了解决问题,联络感情,消除误解,推动友谊的第一工具。生活里,职场上,我们常听到"沟通一下吧,问题可能迎刃而解",或"这人沟通成本太高了!"之类的说辞。随着科技进步,沟通渠道多得五花八门,面对面、电话、电子邮件、微信、短信、视频等纷纷粉墨登场,各种沟通工具使我们不必面对面也可以无障碍地进行沟通。


公司里的沟通,无非对上级,下级和平级。对上级的沟通,掌握一个原则:提前备课。上级的时间是比较少的,通过备课,想清楚主次,想清楚此次沟通是知会,是请示,还是汇报。若是知会,请把大局描绘,让领导知道一切尽在掌握当中,他(她)尽可放心;若是请示,请给方案,勿把问题扔给领导,若可能,给出几个方案,并推荐优选方案;若是汇报,请给结果,若结果尽人意,顺便表扬一下有贡献的人士,若结果差强人意,分析一下原因,担当责任,勿推诿,并给出改进意见。对下级的沟通,要方向明确,指令清楚,对做得好的及时表扬和激励;若发现问题,及时指出,不粉饰太平,必要时展开推心置腹的关键对话,帮助下级通过分析所犯错误而学习成长。对平级的沟通,无论是备忘纪要,还是跨部门协调,客气、尊重、诚恳、周到非常重要,跨部门之间的沟通是个技术活儿,让和你没有汇报关系的人心甘情愿地帮助你很大程度上取决于沟通的技巧。这里成功沟通的核心是"双赢"的理念,谁先赢,谁后赢不重要,关键是双方都有成就感。跨部门的沟通中及时把功劳给对方是很好的合作润滑剂,沟通中的正向激励可以发掘对方的主观能动性,对方若到了觉得不好意思不帮你的火候,说明你的沟通做到了炉火纯青的地步了。


当今职场上,电子邮件成了专职工作语言。大公司里,总监以上职务的人一天内收到的邮件可达上百封,读邮件回邮件占据了大量的时间,有人呼吁提高收发邮件纪律性,抵制邮件满天飞侵蚀的大量宝贵时间。这里讲讲电子邮件沟通的几个准则。第一,请将称呼专业,即使是特别亲近的同事,工作邮件中勿用"亲"之类随意称呼,不要觉得这是小事一桩,把职业习惯渗透到每个细节是专业形象的一部分;第二,请确保内容专业,有事说事,就事论事,减少情绪化成分,更不能有人身攻击。第三,除非真是紧急重要,请慎用紧急重要符号,这个符号不是用来吸引注意力的,而是说明此事的性质,若单纯为了吸引眼球而把不紧急不那么重要事件标上标签,"狼来了"几回之后没人信你了;第四,言简意赅,能二十个字说明白的事不用二十一个字。有人偏爱长篇大论,请记住你爱写却不一定有人爱看。尤其是写给领导的信。简明扼要最重要,否则你的邮件难逃不被看或被只看头不看尾的结局。


虽说电子邮件已不可阻挡地成了职场工作语言。我们还是应该谨记,生动形象的面对面沟通以及电话沟通多数时候好过冷冰冰的文字。人与人之间,由于表达习惯的不同,理解方式的不同,对同一句话的解读可以差很远,很多不必要的误会就是由误读邮件而造成的。尤其是英文沟通,由于英文不是我们的母语,每个人的英文水平又可能相差很远,误解的可能性就又多几分。所以,敏感的问题还是应该避免单纯的文字沟通,最好用面对面或者至少是电话的方式。


沟通是个需要花费大量时间成本的力气活儿加艺术活儿。职位越高,花在沟通上的时间就越多,要求的沟通艺术水准就越高。也难怪,越处在管理的高位,被别人请示请教的几率越大,你要不断地回应、反馈、提供指导,给出建设性意见,把自己的经验、判断、指令和智慧通过沟通传播出去,传达下去。沟通量大就必须高效,否则时间有限,永远干不完。所以越是管理者,沟通就越要用最精炼的语言,在最短的时间内让别人彻底明白你想传达的意思,这当然需要长期的修炼,需要换位思考,更需要具有与不同级别,不同理解能力,不同社会背景的人沟通的技巧与方式。同样一个信息,对有五年工作经验的人讲是一种方式,对刚工作没几天的菜鸟可能就得换一种方式。所以在大的场合,在各种层级的人混合的场合讲话,必须用最通俗易懂的语言,能把复杂抽象的概念言简意赅地阐述出来是每个管理者必须努力去锻炼的能力。


说到职场沟通,不得不提到英文能力。作为国际通用语言,英文很多时候成为职场人能飞多高的决定性因素之一。即使是国内企业,真正做大做强后,走向国际市场不可避免。优秀的英文沟通能力往往成为核心竞争力,而可能使自己鹤立鸡群。英文沟通,不仅仅是读和写,说其实很重要,它能够给人留下生动的印象。提高英文沟通能力,除了勤学苦练。真没其他捷径,看带中文翻译的英文大片,多背词汇,去老外多的地方进行口语演练,花钱去上一对一培训班等等,都是行之有效的办法。提高英文的过程,是一个痛并快乐着的过程,先痛苦付出,才能快乐享受熟练掌握这个通用语言带来的红利。


多年来,由于中国文化的原因,我们崇尚少说多做,鼓励踏实做事,对沟通弘扬重视不够。在职场上,我们不得不承认,说和做都重要,说得好说得巧高效沟通可以事半功倍,职场上我们有句话叫Work Hard and Work Smart,译成中文叫"努力工作并聪明工作",这里的"聪明工作"包括通过高效沟通提高工作效率,改进工作流程,所以说高效沟通也是优秀生产力。


愿每个职场人都成为聪明高效的沟通达人。

 作者系现任礼来中国副总裁、抗肿瘤事业部总经理

 

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